Seit fast 30 Jahren sorgt SpoolMaster für modernes Output-Management und sorgt für Laserdruck, PDF, eBilling und vieles mehr auf Ihrem IBM System i.
SpoolMaster ist die Brücke vom traditionellen Druck zum digitalen Dokumentenfluss.
Digitale Versandprozesse statt Papierflut
Herausforderung
Ein Lebensmittelunternehmen mit täglichem Bestellvolumen im Tausenderbereich nutzte alte Reports auf IBM i (AS/400). Diese waren schwer anpassbar, verursachten hohe Druckkosten und passten nicht mehr zu den Anforderungen einer digitalen B2C-Welt.
Lösung mit SpoolMaster
Bestehende Reports wurden innerhalb weniger Wochen modernisiert. Ausgaben erfolgen heute als PDFs, die per E-Mail versendet oder in Excel exportiert werden können. Nur noch notwendige Dokumente werden gedruckt, wodurch auch im Homeoffice ein reibungsloser Zugriff gewährleistet ist.
Ergebnis & Nutzen
Deutlich reduzierte Druckkosten, flexible Dokumentenverarbeitung und eine moderne Output-Umgebung, die den steigenden Anforderungen im Onlinegeschäft gerecht wird.
Von der Druckfalle zur Kostenersparnis
Herausforderung
Lösung mit SpoolMaster
SpoolMaster wurde als Schnittstelle zum ERP-System implementiert. Damit lassen sich Dokumente automatisch in PDFs umwandeln, direkt per E-Mail versenden und digital archivieren. Die papierbasierte Ablage wurde durch ein zentrales digitales Laufwerk ersetzt.
Ergebnis & Nutzen
Manuelle Arbeitsschritte wurden vollständig eliminiert. Das Unternehmen spart jährlich über 47.000 CHF, reduziert den Papierverbrauch erheblich und gewinnt Effizienz und Flexibilität in seinen Prozessen.
Elektronische Rechnungen in allen gängigen Formaten
Herausforderung
Lösung mit SpoolMaster
Mit dem SpoolMaster eBilling-Modul konnten die benötigten Rechnungsformate automatisch erstellt werden. Die Konfiguration wurde so erweitert, dass Rechnungen im PDF/A-Standard ausgegeben und per E-Mail versendet werden können. Für X-Rechnungen und ZUGFeRD-Dokumente generiert SpoolMaster die passenden XML-Datenströme. Die Integration in bestehende Programme wurde größtenteils vom Unternehmen selbst umgesetzt.
Ergebnis & Nutzen
Rechnungen werden heute zeitgemäß, ressourcenschonend und sicher in allen relevanten Formaten versendet. Das beschleunigt den Rechnungsversand, reduziert Papieraufwand und sorgt für höhere Prozesssicherheit – ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Geschäftsprozesse.
Schnelle Einführung von Output-Management in China
Herausforderung
Eine internationale Elektronikfirma wollte die bereits in der Zentrale erfolgreich genutzten Output-Management-Funktionen wie PDF-Erstellung, E-Mail-Versand und Formularmanagement auch in ihrer neuen Tochterfirma in China einsetzen. Die Herausforderung bestand darin, die Lösung schnell, zuverlässig und trotz begrenzter Internet-Bandbreite einzurichten.
Lösung mit SpoolMaster
SpoolMaster wurde remote aus Österreich auf dem IBM i (AS/400) System der chinesischen Niederlassung installiert und konfiguriert. Dank des schlanken Softwaredesigns konnte die vollständige Implementierung trotz schwacher Internetverbindung reibungslos durchgeführt werden. Bereits bestehende Konfigurationen aus Österreich wurden übernommen und für die lokalen Anforderungen angepasst – inklusive Unterstützung chinesischer Schriftzeichen.
Ergebnis & Nutzen
Die Installation war innerhalb weniger Stunden produktiv, die ersten Outputs konnten sofort erzeugt werden. Heute stehen der Tochterfirma sämtliche relevanten Output-Management-Services zur Verfügung, während Wartung und Support zentral aus Österreich erfolgen. Das sichert Effizienz, Konsistenz und Flexibilität für die internationale Zusammenarbeit.
Zentrale Output-Lösung für vielfältige Anwendungsfälle
Herausforderung
Ein international tätiger Kunststoffspezialist wollte seine Output-Prozesse effektiver gestalten – sowohl für interne Belege als auch für die externe Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Ziel war es, Druckkosten zu senken, Dokumente digital nutzbar zu machen und eine flexible, zentrale Lösung einzuführen.
Lösung mit SpoolMaster
Mit SpoolMaster wurden mehrere zentrale Anwendungsfälle umgesetzt: firmenspezifische Formulare werden erstellt und gedruckt, interne Belege automatisch in PDFs konvertiert und ins DMS abgelegt, externe Dokumente direkt per E-Mail versendet. Alle Prozesse laufen integriert über das IBM i (AS/400) System.
Ergebnis & Nutzen
Die Druckkosten konnten massiv reduziert werden, was zugleich die Umwelt entlastet. Heute steht eine stabile und flexible Output-Management-Lösung zur Verfügung, die interne Abläufe verschlankt und die externe Kommunikation digital und effizient unterstützt.
Rechnungslegung mit Swiss-QR Code
Herausforderung
Ein international tätiges Logistikunternehmen benötigte eine Lösung, um Rechnungen gemäß den in der Schweiz gültigen Standards mit Swiss-QR Code zu erstellen. Ziel war es, den Zahlungsverkehr zu vereinfachen, Fehler durch manuelle Eingaben zu vermeiden und eine effiziente, sichere Abwicklung zu gewährleisten.
Lösung mit SpoolMaster
SpoolMaster wurde genutzt, um Rechnungen automatisch mit Swiss-QR Code zu generieren. Damit konnten standardisierte Zahlungsmethoden für das gesamte Unternehmens-Ökosystem realisiert werden. Neben klassischen Dokumenten- und Formularprozessen unterstützt SpoolMaster so auch die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs.
Ergebnis & Nutzen
Die Einführung des Swiss-QR Codes ermöglichte eine automatische, sichere und effiziente Zahlungsabwicklung. Manuelle Eingaben und damit verbundene Fehlerquellen entfallen vollständig. Gleichzeitig konnte der gesamte Fakturierungsprozess modernisiert und auf die zukünftigen Anforderungen des Schweizer Zahlungsverkehrs ausgerichtet werden.
Prozessoptimierung beim Rechnungs- und Etikettendruck
Herausforderung
Ein international tätiger Fahrzeuglogistiker musste täglich zehntausende Anwendungsfälle im Rechnungs- und Etikettendruck bewältigen. Die bestehenden Prozesse waren in einem komplexen IT-Umfeld wenig effizient und sollten deutlich beschleunigt und zentral gesteuert werden.
Lösung mit SpoolMaster
Mit SpoolMaster wurden Rechnungs- und Etikettendruck, PDF-Erstellung, E-Mailversand und PCL-Druck zentral konfiguriert. Die Lösung ermöglicht eine flexible Prozesssteuerung und einfache Wartung auch bei hohen Datenvolumina. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen IT-Partner und Anwender entstand eine maßgeschneiderte und zukunftsfähige Implementierung.
Ergebnis & Nutzen
Alle Output-Management-Aufgaben können nun zentral gesteuert werden. Das führt zu einer deutlichen Steigerung der Effektivität, einer Vereinfachung der Abläufe und einer stabilen Lösung, die auch komplexe Anforderungen zuverlässig abdeckt.
Nachvollziehbarer Dokumentenversand mit E-Mail Tracking
Herausforderung
Ein großer österreichischer Bauträger wollte die Zustellung wichtiger Dokumente – wie Betriebskostenvorschreibungen – an verschiedene Empfängergruppen effizienter und nachvollziehbar gestalten. Es sollte sichergestellt sein, dass jede Sendung dokumentiert und der Empfang serverseitig bestätigt wird.
Lösung mit SpoolMaster
SpoolMaster wurde mit einem neu entwickelten Modul „E-Mail Tracking“ erweitert. Damit können alle E-Mail-Sendungen an Hausverwaltungen, Mieterinnen und Mieter, Interessenten oder öffentliche Stellen transparent dokumentiert und archiviert werden. Jede Zustellung ist durch eine Rückmeldung des Empfangsservers nachweisbar.
Ergebnis & Nutzen
Der Dokumentenversand ist heute vollständig nachvollziehbar und sicher. SpoolMaster sorgt für Transparenz und Effizienz in einem komplexen IT-Umfeld und unterstützt den Bauträger dabei, Verwaltungsprozesse digital und zuverlässig abzuwickeln.
Flexibles Output-Management im Versandhandel
Herausforderung
Ein Handelsunternehmen mit hohem Versandvolumen benötigte eine moderne Output-Management-Lösung, um eine veraltete Drucklösung abzulösen. Gefordert waren flexible Rechnungsdrucke in unterschiedlichen Formaten wie A3 und Speditionslabels sowie eine verbesserte Automatisierung des E-Mailversands an Kunden.
Lösung mit SpoolMaster
SpoolMaster wurde als zentrale Output-Management-Lösung eingeführt. Formulare und Rechnungslayouts lassen sich nun einfacher und schneller anpassen, Rechnungen und Labels werden in unterschiedlichen Formaten erstellt und automatisiert verschickt. Zudem wurde der E-Mailversand an Kunden integriert und optimiert.
Ergebnis & Nutzen
Das Unternehmen profitiert heute von einem zentral steuerbaren, einheitlichen Output-Management. Prozesse sind deutlich effizienter, die Servicequalität ist gestiegen und Kunden wie Lieferanten erhalten Informationen schneller und zuverlässiger.
Modernes Rechnungsmanagement mit QR-Code
Herausforderung
Ein traditionsreiches Unternehmen im Bereich Fotoartikel musste kurzfristig die neuen gesetzlichen Vorgaben für den Schweizer Zahlungsverkehr umsetzen. Gefordert war die Erstellung von Zahlscheinen und Formularen in perfekter CI-Umsetzung, inklusive Swiss-QR Code, um einen zeitgemäßen Zahlungsservice für Kunden und Lieferanten zu gewährleisten.
Lösung mit SpoolMaster
Mit SpoolMaster konnten die neuen Anforderungen rasch umgesetzt werden. Formulare und Zahlscheine wurden CI-konform erstellt und mit dem Swiss-QR Code ausgestattet. Gleichzeitig wurde ein modernes Rechnungsmanagement etabliert, das schnell und fehlerfrei arbeitet.
Ergebnis & Nutzen
Das Unternehmen erfüllte die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht und stellte einen modernen, effizienten Zahlungsservice bereit. Kunden und Lieferanten profitieren von einfacherem Handling, während das Unternehmen selbst von einer zukunftssicheren Lösung für Rechnungs- und Zahlungsprozesse profitiert.
Intuitive Formulargestaltung mit grafischer Benutzeroberfläche
Herausforderung
Ein internationaler Logistikdienstleister wollte seine Formulargestaltung modernisieren und gleichzeitig eine grafische Benutzeroberfläche einführen, um die Bedienung von Output-Prozessen einfacher und intuitiver zu machen.
Lösung mit SpoolMaster
Mit dem SpoolMaster Navigator steht eine komfortable, grafische Oberfläche zur Verfügung, über die Anwender alle Output-Funktionen zentral bedienen können – von der Ablaufsteuerung über das Job-Monitoring bis hin zum E-Mailversand und der Lizenzverwaltung. Alle Daten werden dabei performant auf IBM i (AS/400) verarbeitet.
Ergebnis & Nutzen
Die Arbeit mit SpoolMaster ist heute deutlich intuitiver. Schulungsaufwände wurden reduziert, Konfigurationen sind übersichtlicher und einfacher zu übertragen. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden von einer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche, die Effizienz und Transparenz im Output-Management erhöht.
Effiziente Formulargestaltung in der Lebensmittellogistik
Herausforderung
Ein österreichischer Spezialist für Frische- und Tiefkühllogistik wollte seine Formulargestaltung modernisieren. Lieferscheine, Etiketten und Rechnungen sollten effizienter erstellt werden, zusätzlich sollten E-Mails automatisiert verschickt und XLS-Dateien direkt aus Spooldateien generiert werden.
Lösung mit SpoolMaster
SpoolMaster wurde als zentrale Lösung für sämtliche Output-Aufgaben implementiert. Formulare, Rechnungen und Etiketten werden direkt aus der IBM i Datenbankdatei erzeugt. Zusätzlich ermöglicht SpoolMaster die automatisierte Erstellung von XLS-Dateien aus Spooldateien und die direkte Zustellung per E-Mail.
Ergebnis & Nutzen
Das Unternehmen profitiert von modernen, flexiblen Prozessen im Output-Management. Kundenanforderungen können schneller umgesetzt werden, während interne Abläufe effizienter und nachhaltiger gestaltet sind.
Flexible Output-Gestaltung ohne Eingriff in die Programmlogik
Herausforderung
Ein international tätiges Handelsunternehmen wollte seine Output-Prozesse modernisieren. Ziel war es, Lieferscheine, Rechnungen und Etiketten CI-konform zu gestalten, Dokumente automatisiert per E-Mail oder FTP zu versenden und gleichzeitig eine revisionssichere Ablage im DMS zu gewährleisten – ohne in die bestehende Programmlogik eingreifen zu müssen.
Lösung mit SpoolMaster
SpoolMaster ermöglicht die einfache Konvertierung von Dokumenten in PDF, die zentrale Ablage im DMS sowie den automatischen Versand per E-Mail oder FTP. Zusätzlich können QR-Codes auf Erlagscheinen generiert und diverse Listen flexibel als PCL oder PDF ausgegeben werden.
Ergebnis & Nutzen
Die Anforderungen konnten in kürzester Zeit und mit minimalen Anpassungen umgesetzt werden. Das Unternehmen verfügt heute über ein flexibles, zukunftssicheres Output-Management, das CI-konform ist und interne wie externe Prozesse deutlich vereinfacht.
Nahtlose Ablösung einer gewachsenen Output-Lösung
Herausforderung
Ein weltweit tätiges Industrieunternehmen wollte seine seit vielen Jahren bestehende und gewachsene Output-Management-Lösung ersetzen. Die alte Lösung konnte die spezifischen technischen Anforderungen nicht mehr erfüllen. Zusätzlich musste die neue Lösung in sehr kurzer Zeit implementiert werden, um einen weltweiten Rollout sicherzustellen.
Lösung mit SpoolMaster
Das Unternehmen entschied sich nach einer Evaluierungsphase für die komplette SpoolMaster Suite. Dank einer speziellen Konvertierungslösung konnten bestehende Formulare nahtlos migriert werden. Die Implementierung erfolgte innerhalb eines Monats und legte den Grundstein für den globalen Einsatz innerhalb der Unternehmensgruppe.
Ergebnis & Nutzen
Mit SpoolMaster verfügt das Unternehmen heute über eine moderne, flexible und kosteneffiziente Output-Management-Lösung. Der reibungslose Ablauf, die schnelle Einführung und die Möglichkeit zur weltweiten Nutzung sichern Effizienz und Zukunftsfähigkeit.
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